公文写作是一种经常使用的文字表达方式，它在政府机关、企事业单位中发挥侧重要作用。要想写好公文，首先需要掌握一定的基础知识和技能。

1.要熟习公文的格式和结构，包括标题、开头、正文、结尾等部份；2.要有扎实的语言功底，能够准确表达思想，具有良好的文字组织能力；要熟练掌握公文写作的基本规范，如语言简练、表达准确、行文有序等。只有掌握了这些基础知识和技能，才能写出高质量的公文。

如何突出公文写作能力

如何突出公文写作能力

一、文化知识的雄厚积累是写好文章的基础，因此要多读书，读好书，会读书。

人们常说，书籍是精神食粮，要把读书当做生活的一部分，求知上进，持之以恒，孜孜不倦，养成读书的好习惯。书籍浩如烟海，而我们的时间和精力毕竟有限，要处理好泛与精、博与专的关系。胡绳同志在介绍他的读书经验时说，博和专要结合，在比较集中地攻一门知识的同时，应尽可能广泛地把各种门类的书籍都读一些。

顾名思义，泛读是指阅读不同内容、不同体裁的书籍和文章，目的在于获取广泛的信息，扩大知识面。有的名家说，应该养成快读的习惯，比如一小时读两万字，大家不妨一试。有的书籍和文章即使浏览一下也是有好处的。世界在变化，国家在发展，知识在不断更新，如果只是整天忙于应付具体事务，不注意学习和补充新知识，不接触新事物，原有的知识不够用，思想观念就跟不上形势，也就谈不上开阔视野。

我们全国人大机关，不论是搞法律的、搞经济的，还是搞外事或其他方面工作的，都应大力提倡多读书，真正成为“学习型”机关。如果不提高文化素质，孤陋寡闻，我们就很难有大的进步和作为。多读书、勤学习，是提高文化知识水平最好的，也是唯一的办法。

各个领域的知识是相通的。搞外交的人读一些经济、历史、哲学方面的书，可以从中得到启迪，开阔视野，有助于更敏锐、更全面、更深刻地观察形势，分析形势，高质量、高效率地开展对外工作。我自己就有这样的体会，读点历史书和人物传记有助于增强历史感，从历史演进和时代变迁的对比思考中认识今天，展望明天。

大家一定会发现，领导人对外活动中精彩的谈话和高质量的外交文件，都是各种知识的有机结合，无不闪耀着智慧的光芒。搞法律的同志读一些有关哲学和逻辑学方面的书有助于端正思想方法，提高理性思维的能力，养成严谨的作风，提高起草法律文件的水平；我们虽不是搞文学创作的，但读一些好的文学作品，如好的散文和报告文学以及诗词等，不仅有助于丰富词汇的积累，而且有益于升华形象思维，提高文字表达能力；我们虽不是从事经济学研究的，但读点经济方面的书有助于了解我国和世界波澜壮阔、纷繁复杂的经济活动。泛读是要花时间的，与日常工作可能会有矛盾，但这并不要紧，因为此种阅读不是硬性任务，因人而异、视情而为就是了，当然，多读一些必定是大有裨益的。

每个人都有自己的阅读习惯和阅读重点。以我个人为例，过去读过一些大部头的书，现在读大部头的书没有时间和精力，中短篇居多，人物传记和回忆录是阅读重点之一。除外交业务方面的书籍和材料外，也看散文、评论之类。我有几个常读不厌的期刊和专栏，如《作家文摘》、《读者》、《环球时报》、《中国新闻周刊》以及《人民日报》开辟的《思想纵横》、《人民论坛》、《国际论坛》和《北京日报》的《理论周刊》等栏目。人民出版社和党建读物出版社共同编写的《全国干部学习培训教材》前后共出了十多种，内容非常丰富，全部读完有困难，我是有选择地阅读，重点读了《当代世界问题概论》等。中宣部理论局组织编写的通俗理论读物《理论热点面对面》，我初读之后，很受启发。总之，凡有兴趣的东西，我只要有时间就拿出来看看。

2006年，我阅读了张传玺教授撰写的《新史学家翦伯赞》。翦伯赞先生是马克思主义史学“五老”之一，其学术生涯和革命活动交织。阅读此书，不仅可以了解一位史学大师令人震撼的一生，更难得的是通过对史学研究的了解，认识我国历史演进中的重大事件和经验。此书文笔流畅、生动，结构也很严谨，读起来很舒服，对我的写作有启示和帮助。

2007年9月17日《北京日报》的《理论周刊》的文章就很好，其中一篇是王梦奎同志写的《实现持续发展的基本政策取向》，另一篇是俞可平同志写的《思想解放与政治进步》，都值得一看。《人民日报》的《思想纵横》等栏目多为议论性短文，充满哲理，把一些我们习以为常的现象提高到理性认识的高度，能帮助我们点燃思维的火花。

《思想纵横》栏目刊载过一位作者叫邓清柯的文章，题目是《思维关系成败》。文章说：有时，我们需要直线思维的执著；有时，我们需要逆向思维的睿智；有时，我们需要系统思维的缜密。他用通俗、简洁的语言阐释了“存在决定意识”这个认识论方面的基本原理，对我思考问题、为人处世，乃至写文章都有启发作用。

好的例子俯拾即是。例如，2007年7月1日的《人民日报》发表了香港特别行政区行政长官曾荫权题为《回归十周年献辞》的文章。全文如下：

2007年7月1日，标志着香港特别行政区成立10周年，是一个历史的里程碑。这个历史性的日子，对我们整个国家，特别是香港市民，都有特殊的纪念意义。香港特别行政区成立10周年，大家都期待借此大好时机，审视我们经历过的挑战和取得的成就，并展望更光辉、繁荣的未来。香港的庆祝活动自4月开始，持续至12月。特区政府在内地和海外的办事处，也会借着这个重大日子，以不同的活动展示香港作为亚洲国际都会的各方面实力和优势。所有庆祝活动的核心，是确认“一国两制”的成就。回归10年，“一国两制”的理念，已从未经实践的构思变为活生生的事实。“港人治港”、高度自治一一兑现了，中央政府对所作的承诺，没有丝毫动摇。如基本法所规定，我们的自由与生活方式，我们的司法、社会与经济制度，一如既往，是我们日常生活中重要而不可分割的部分。我们凭着众所周知的奋发创新、自强不息精神，继续兴旺、繁荣。我们继续与祖国拓展及加强联系，同时保持着作为亚洲的国际金融、商贸、物流、旅游中心的地位。香港特别行政区成立10周年，是香港全城欢庆的大事，我们大家庭中的每一位成员都会参与。我们非常欢迎在内地、海外的亲友及支持者与我们一起共同庆祝。

这是一篇497字的短文，但做到了立意不凡、言简意赅、用语贴切、逻辑严密。由此可见，短文亦可高深，短文亦可出彩。我为什么不惜篇幅全文引述这篇文章，原因是它一下吸引了我。

再谈谈精读。精读主要是指在泛读的基础上重点阅读一些与本职业务和当前主要工作有关，以及有重要参考价值的书籍和材料。比如，法工委的同志精读法学和法律方面的书，财经委的同志攻读经济学和经济政策方面的书，搞外事的同志着重阅读有关国际形势和外交政策方面的书，包括外交文电和调研材料。这都是分内之事，不阅读业务范围内的书，不掌握这方面的知识，就不可能胜任本职工作，遇事就会一筹莫展，无从下手。

凡文章名家，无一例外地都是多闻博识的高人。他们知识丰富、思维敏捷、下笔自如，而且还能恰到好处地旁征博引，产生出妙笔生花的效果。文字上的功夫主要不是靠天资的。文字表达、遣词造句、内容取舍、逻辑推理、段落组合等各项写文章的要素，都是先从书中学来，然后亲自动手、反复实践、不断提高的。

写作有迟速、文野之分，写得既好又快都是长期潜心学习的结果，熟了才能生巧。文字功底的练就和夯实没有速成和突击的办法，只能靠知识、技能和经验的长期积累，非下苦工夫不可。不仅要多读书，还得会读书。

王梦奎同志谈到他读书的体会时说，读书不能只记结论，更重要的是掌握方法。要细心揣摩作者研究问题的方法和写作技巧。如果把读书仅仅看做消遣，那对自己扩充知识、搞好写作是不会有帮助的。所以，读书要用心，善于在阅读中思考。

应该承认有无悟性对写作是有影响的。悟性是通过知识和经验的积累而来的。会读书的人都很注意在阅读过程中揣摩和学习写作技巧，勤记、勤查、勤写。积累和学习的方法很多，没有定式。最好能形成自己的资料检索体系，便于查阅和使用。

至于积累什么，要看你工作的需要。积累应结合专业和分工。比如，外事局、外事委的同志，应重点积累有关国际形势、外交政策方面的材料，重要的情况和表态口径要记在脑子里，至少有个小本子放在手头，使用时就方便多了。手头没有的，也知道去哪里查找。凡具有综合职能的部门，如研究室、秘书局、新闻局等，积累的范围应更宽一些。研究室写总结报告、调研文章和讲话稿，新闻局写新闻稿，外事委和外事局写谈话参考要点，内政外交都会涉及，临时冥思苦想，不仅费力，可能还会误事。没有平时的积累，就寸步难行了。有了厚实的积累，就能做到一点就明，就能做到举一反三，触类旁通。

一个文稿出手快不快、好不好，既要看有无内容，也要看写作技巧是否熟练。写作技巧的积累，方法之一是善于模仿，善于借鉴别人的经验，细心揣摩别人是怎么写的。外事新闻稿能否做到在篇幅、字数有限的情况下，以精炼的语言传达最有意义的信息，一是看你能不能抓住领导人和外宾谈话的重点，二是看你平时学习和积累的功夫，会不会选择和组织材料。

在见诸报端的重要新闻报道中，有一些是上品或精品，都是我们新闻稿和纪要写作的教材。比如，每次中央政治局举行会议或举办集体学习的报道，我很注意新闻稿的内容和结构，发现不同题材的新闻稿的写作方法既有同也有异。细心揣摩其特点很有好处。

比如，2007年7月26日，新华社报道中共中央政治局召开会议分析研究当前经济形势和经济工作。这篇短文先以两个自然段分别讲成绩和问题，第三段讲做好工作的指导思想，第四段提出具体步骤和措施，最后一段提出要求。思路非常清晰，语言非常简明。搞新闻或写纪要的同志不妨每天花一点时间仔细研读一下当天见诸报端的此类稿件，你可作些比较，进行评价。对好的作品要着重看人家的写作技巧和方法。

二、把握好公文写作的政治性和政策性。

撰写公文是一项体现综合能力的工作。文章的好坏，政策把握至关重要。一定的文字基础和写作能力是必须具备的，但没有清醒的政治头脑，不熟悉党和国家的方针政策和本部门工作的实际情况，也是万万不行的。

公文的政治性、政策性几乎体现在机关各类文件中。领导人的重要讲话、中央的文件，政治性和政策性都很强，不能有半点含糊。就以我们人大机关而言，把握好文件的政治性和政策性是第一位的。

在立法工作中，我们要始终坚持正确的政治方向，坚持以人为本，坚持从我国国情和实际出发，坚持走群众路线。在改革发展的关键时期，我们的法制工作要反映和适应经济体制的深刻变革、社会结构的深刻变动、利益格局的深刻调整、思想观念的深刻变化。我们强调文件的政治性和政策性，就是说要很好地把握和体现上述精神。

撰写重要公文是要花一番心思和工夫的，关键是要把问题从理论和实践的结合上说得明白，说得正确。此类范文很多。举两个例子，一是胡锦涛主席在庆祝香港回归祖国10周年大会上的讲话（2007年7月1日），二是吴邦国委员长在纪念香港特别行政区基本法实施10周年座谈会上的讲话（2007年6月6日）。

胡主席在概括10年的基本经验时讲了四点：坚持全面准确地理解和贯彻执行“一国两制”方针；坚持严格按照基本法办事；坚持集中精力发展，改善民生；坚持维护社会和谐稳定。

吴委员长在谈到基本法的重大意义时强调：基本法是“一国两制”方针的法律体现，基本法是依法治港的法律基石，基本法是香港繁荣稳定的法律保障。在谈到基本法的精神实质时，吴委员长着重讲了三点：维护国家主权，实行高度自治，保障繁荣稳定。在谈到继续把基本法实施好的要求时，吴委员长提出：一要牢固树立基本法意识，二要严格按照基本法办事，三要不断丰富基本法实践。

两位领导人把“一国两制”、“港人治港”和高度自治方针在香港的成功实践从理论和实践的结合上作了非常完整、准确、科学的概括，是把握政治性和政策性的杰出范例。

再以外事工作为例。大家知道，中美关系是我国最重要的双边关系，其重要性已超越双边关系的范畴，事关重大，牵动全局。中美政府间关系、议会交往，乃至民间交往，都有很强的政治性和政策性。中美议会交往是两国关系重要的组成部分，双方在机制框架下开展定期政治对话，已成为我全国人大对外交往的一个重要形式。大凡对美工作的文件，无论是综合的还是个案的，都应放在中美关系的大格局中思考，不能就事论事。

外事接待不是简单的迎来送往，而要讲政治和政策。接待美国议员和政要来访，要从政治高度确定我方的接待方针、草拟对敏感问题的对应方案。即使礼宾安排，也要考虑政治因素。起草这类文件不是个人创作，而是一项要求缜密的集体劳动。尽管此类请示性文件一般不进行理论上的全面演绎和阐述，但对所涉事项应有理论上的认识，对问题的分析应有理论上的高度。我们所呈请示，是直接为决策和指导工作服务的公文，一俟批准，就成为我们工作的政策依据。所以分析和建议必须是经过深思熟虑、经得起推敲的。

2006年和2007年，全国人大均派代表团访美。在确定出访方案时，我们既把握当前中美关系总体稳定发展的基本面，又指出美国中期选举后中美关系面临的新形势和可能遇到的挑战和困难，对会谈中可能涉及的重要和敏感问题认真研究，拟就了有理有据的对策。为起草好请示和准备相关资料，我们的工作班子查阅一切必要的资料，既有静态的，也有动态的；既有整体性的，也有个案个例的。中央领导同志的有关批示也一并找出来，以便准确把握中央意图。

为准备出访美国和接待重要的美国议员代表团来访，盛华仁同志多次主持会议研究方案，并请外交部负责同志介绍情况，给予指导。重要事项直接请示胡锦涛总书记和吴邦国委员长，并向国务院主管外事的领导同志汇报。访问归来，及时向常委会领导和中央作出报告。

我们的立法工作，从根本上讲就是把党的主张通过法定程序确定下来，成为国家的意志和公民行为的准则。因此，法律的起草和审定工作政治性和政策性是很强的。检验我们工作质量的标准，一要看是否体现了党对立法工作的领导，二要看是否体现了科学发展观，三要看是否处理好改革、发展和稳定的关系，四要看是否真正立足于我国的国情和实际，五要看是否做到从广大人民群众根本利益出发。可见立法方面的公文写作要求是很高的。

我们人大机关处理的文件种类很多。凡重要的文稿，作好写作的前期准备十分必要。在掌握材料和信息的基础上，要充分酝酿，认真研究，把好政治和政策关。要按照文件的主题和政策要求，并考虑文件呈送的对象和使用的场合，先把基本思路、主要内容和结构框架等确定下来，然后动手起草，切不可草率动笔，无功而返。俗话说，“意在笔先，以文传意”，就是这个道理。

三、勤于修改，一丝不苟。

文学家何其芳早年在谈到修改文章时说，古今中外，凡是文章写得好的人，大概都在修改上下过工夫。

怎样才算修改的工夫够了呢？改的遍数多还不等于改得够。衡量够不够的标准主要有两个：一个是内容正确，一个是读者容易接受。马克思写《资本论》，从构思到写出草稿经过了多年和无数次的修改。不同语种的文本出版时他还要再作修改，为的是让那些有不同语言习惯的人都能看懂。

在我们国家，党和国家领导人的重要讲话和文件，从构思、写作到定稿都要经过很长的时间，反复酝酿、讨论，初稿形成后又广泛征求意见，多次修改、加工。我们的党代会和人代会的重要文件都是改了许多遍才上会的。这使我想起毛泽东同志在他的著名报告《反对党八股》中说的，反复研究、反复修改、恰当反映客观事物是做文章的起码知识。

研究和写作，都应提倡一丝不苟的精神。往往有这样的情况，一个文件的稿子，过目和画圈的人不少，但错误依旧。问题主要出在缺乏责任心，当然与水平有限、看不出问题也不无关系。有的同志草拟文件，除了粗心大意外，还爱犯急性病，草稿一旦写出，就匆匆交给领导，自己不愿意再多看几遍，检查有无重要的遗漏和错误，这是一种写作的浮躁心理。修改过程中要有否定自己的勇气，有的稿子明显不合要求，就应立即去改，即使是全盘否定、作颠覆性改动也在所不惜。

改稿不能怕麻烦，也不能护短。有的文稿问题出在内容上，而有的则出在体例不规范、错别字多、乱用标点符号等技术性毛病上。人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。应使用国家法定计量单位。标点符号的使用一定要恰当，有人把标点形容为一个人的五官，不能因为五官不是心脏就认为不重要，也不能因为标点不是字就无足轻重。标点错了，轻则行文混乱、显得滑稽，重则意思改变、贻害不浅。这类问题不能忽视。

老作家孙犁曾说过，真正读书的人，最怕有错字，一遇错字就像遇到拦路虎，兴趣索然。勤于学习、不耻下问、认真负责、一丝不苟，问题就能解决，错误就可避免。大凡从事文字工作的人，不犯点写作错误的恐怕没有，关键是能否及时加以纠正。

有人说，好文章是改出来的，此话有道理。自己要勤于修改，同时要虚心请别人修改。文章写好后多推敲、多琢磨是必要的。千锤百炼做不到，但像毛泽东同志说的，至少看它三遍。

听说有个部委的主要领导号召大家对部里的重要文稿挑毛病。我听后大受启发，因为通常写东西征求别人意见并不难做到，而动员大家只挑毛病不讲优点，倒是颇有独到之处。

经常接触文字工作的人都有类似的经历，写了改、改了写，直至基本满意，不厌其烦。虽然辛苦，但也能尝到日进有功的甜头。我同外事局和外事委工作机构的同志座谈时讲过，要多练习写东西，从写小文章开始，多做“小品”，电话记录、便函写好也是本事。经领导改过的旧稿子不要急于销毁，应该回过头来再看看，想想为什么这样改，新稿比原稿好在什么地方。

人的本事都是学来的，初学走路不要怕摔跤。记得1970年我在外交部美大司工作时写了一篇调研文章，准备刊登在部内刊物《新情况》上。自己是尽了力的，感觉也不错，但到了处长杨虎山手里被改了很多。最后印发时杨处长还鼓励我，夸我写得不错，文字虽然散了一些，但思路还是比较清楚的，有些点子也有新意，要继续努力。他还顺便给我讲了一些写此类调研文章的套路和要领。当我看到正式铅印的这期《新情况》时，既高兴又感慨，高兴是因自己毕竟努力了，大小也是件作品；感慨是因我在想文章里自己的东西究竟有多少。这是一段领导提携后生的小插曲，至今难忘。

我在全国人大机关讲座时列了不少写文章常见的缺点和毛病，并不是说我已经做得很好了，只是想说写文章是一个坚持不懈、不断进步的过程，必须从一点一滴做起。我搞了这么多年，才觉得对写文章的基本知识有了些许领悟。

活到老，学到老。我现在仍有一个习惯，案头常备几样工具书，如《现代汉语词典》、《英汉双语词典》、《成语词典》、《标点符号用法》等。我与不少同志有同感，搞了多年的文字工作，仍有“书到用时方恨少”的感慨。放几本工具书，遇到没有把握的字和词，随时翻一翻、查一查，一则遣词造句更准确一些，二则避免一些不该出现的差错。

四、提高公文写作水平重在严要求、抓落实。

办文、办会、办事是机关工作的三个方面。办会、办事都离不开办文，所以办文是一项最基础的工作。要做好办文工作，关键是三条：一是要有高度的政治责任感，二是要不断提高业务素质，三是要完善办文制度，建立激励机制，培养一批写手。

全国人大机关是国家最高权力机关的工作群体，肩负着为常委会领导及时、准确、全面提供信息和服务的责任，发挥着参谋助手的作用，在日常工作中还有督促、检查、协调运作的任务。工作的好坏直接关系着党和国家方针政策的贯彻及常委会各项决定和常委会领导同志指示的落实。因此，增强政治意识和责任意识是做好办文工作的关键；不断提高自身业务素质和能力，是做好办文工作的重要条件。

我认为，在我们人大机关应大力提倡学习写作的风气。全才不多见，偏缺总是难免的，要提倡向实践学习，向他人学习，取长补短。人大机关的学习材料和信息资源是很多的，信息中心、图书馆、资料室等，条件都是很好的，应充分有效利用。以外事委为例，可看的材料太多了。十届以来，在领导同志亲自关心下，外交部等部委给予大力支持，文电增加很多，信息量很大。就整个机关来说，现有的信息资源很丰富，应努力形成服务研究、服务决策的科学体系，让分散的信息资源有效整合、有效利用，不要让现成的资源白白浪费掉。如何才能做到有效检索、资源共享，需要认真研究。

关于制度保障和激励机制，我想到以下三点：

一是加强写作队伍的培养。目前，人大机关各部门情况不尽相同，一个单位内部发展也不甚平衡，原因是多方面的。据了解，中青年同志中有些人写作基础不错，是有培养前途的，需要领导给予提携和扶持，不妨选一些人进行定向强化培训。还可搞一些专题案例的研讨，选一些几易其稿才定稿的精品进行比较，这样做估计效果将会是明显的。

二是领导干部要带头。中层干部中有些同志文字基础不错，也有思想，写出的东西质量较高。有的同志有写作的才气，欠缺的是不扎实，发挥不稳定。有的同志很努力，但因文化水平所限，写作感到吃力，对他们也不能过分强求，提高要有个过程，要紧的是这些同志不能放弃努力。也有个别同志是思想认识问题，见了文字工作就躲，或有畏难情绪。对他们加些担子，给点压力，恐怕是必要的。

三是要有一套有效的办文制度。全国人大机关经过长期的工作实践，在办文方面已经有一些好的做法，积累了许多好的经验，需要我们认真学习和继承。同时，我们也应看到，随着形势的发展和任务的加重，办文的方式、方法、要求也发生了很大变化，许多新情况、新问题需要我们去适应和面对，认真研究和总结出一些行之有效的办文规律和做法。这里，我想应该特别强调严格制度、履行职责两条。这就是说，从公文起草、校对、审批到公文处理、运转，每个环节、每个层次都有人把关，把好政治关、政策关和文字关，还要加上落实关。要提倡兢兢业业、严谨细致、精益求精的工作作风。建立办文的问责制看来是必要的，这样可以最大限度地杜绝失职、堵塞漏洞、避免出错。

文秘的主要工作之一是写作，本文为大家提供写作基础指导，欢迎大家阅读借鉴。

(一)日用公文的含义、功用、类别

1.含义、性质和功用

日用公文，是机关办理公务的文书中一些非正式文件的统称;由’于它是机关体系处理日常事务、日常交流信息的应用文体，又被称为机关、日常事务文书，与《公文处理办法》规定的狭义公文有种.种功用、规格上的区别。它主要包括简报、调查报告、按语、计划、总结、规章、报表、介绍信、礼仪函电等等。

日用公文，是机关办理日常具体事务、传递信息、联系工作、总结推广经验、处理机关之间和机关内部各种关系的一种轻便文字工具。它的文种、体制、制发、效能等，是在机关工作实践中约定俗成而由机关自身确定的，不像正式公务文书那样经有关机关用法定文件规定下来。因而，它在经由法定机关批准或作为正式文件发布之前，不具正式公文的法定效能，只在发放机关权限之内有一定的行政效力。如，某机关发生了火灾，烧毁了车库和汽车，立即写份简报给上级和有关机关，不能等一切调查清、安顿好再正式写报告，但这简报不能代替对整个火灾原因、情况、预后处理的正式报告，更不能代替购车、建库的请示;上级机关接到简报，只是“知道了”，可以不批复，也可以仍作为简报转发，提请各部门注意防火，但不能代替处分决定或批示，更不能代替对购车、建库的批复或正式行文各单位检查防火工作。

日用公文的有些文种，像简报等，在某些系统曾经被列为正式文件，但也把它们划归“参考性”文件而与“指使性”文件相区别，现仍划归日用文书。

2.类别

日用公文，种类繁多，既无法定文种，又无法定分类。我们从写作角度看，现在机关应用的所有文字材料，大体有三个类型，每个类型包含若干种。

(1)文章型：即具有一般篇章结构形式的狭义文章。日常用的有简报、调查报告、计划、总结、会议报告与讲话稿等。

(2)条款型：按条款格式结撰而成的，像机关企业里的规章制度、公约守则等等。其中章程、条例、规定是正式文件。

(3)表格型：即，有固定格式的简单文字与报表，多是先印好表格或特定项目，用时临时填写。像统计表、介绍信、请柬、条据等等。

现在主要介绍文章型的日用公文，条款型的可参照通用公文写作中的“条例”、“规定”，这里选一两种简介。

(二)特点

日用公文，作为广义公文(机关应用文体)的一种，与狭义的正式的通用公文有区别、有分工而又相辅相成。它能解决不宜或不必正式行文而又需形诸文字的问题，起正式发文之外的作用。它在广泛而快速传布信息方面与新闻文体作用相近，但又不能超出机关体系的范围，有一定的保密性。然而，它在必要的情况下，随时可以经过一定手续而转化为正式公文，或转化为新闻报道公诸报端。事物是在比较中存在的，我们在比照中可以更好地把握日用公文的特点。

1.事务性和简便性 日用公文快速传递信息等性能和新闻文体相近。有的文种，如调查报告，同时亦属新闻文体，除了组织、人事方面或有保密内容者以外，也可以在报刊上公开发表;有的文种，像简报，稍稍改动即可以作为消息发表，大会开幕式的简报往往成为报上的新闻稿;有的可直接见报，会议报告、讲话稿就是，按语可随主文登报，亦可改为短评;有的文种，像计划、总结，也可用新闻工具发表或改作报道。随政治透明度的提高，这种情况会越来越多。但日用公文总的是与新闻文体不同的，这不同在于它的事务性，它是用来办理机关公务的。

事务性即办理公务这一点，与正式公文相同，其区别在于它办的是日常事务性的公务，手续简便、轻捷快速，一般不具法定效能;而正式的通用公文处理的是郑重的大事，有严格的制发程序，需经主要领导人审核签发，具有法定效能。

2.定向性与范围性

新闻是向全社会发布的，谁接受都可以，甚至可以超越国界;日用公文虽然有的也可以作为新闻面向全社会，但它本质上是有特定的适用范围，发放有定向性。即，每一份都在一定范围内使用，范围可大到全党全国，但还是有范围;每一份的读者都是特定的，同时有它使动的目的，不是看了就完。如，一封介绍信，是向特定机关介绍特定人员的特定情况，通常是作为机关证明所介绍的是何人、任何职、去办何事、要求给予何种帮助和接待等。它和也是介绍人物的人物通讯不同，和个人的工作证、身份证也不同，那是随便给什么人看的，也没有附印上什么特定的要求。又如，传递信息的简报，有它的发放范围和方向目标，即，这份简报报给哪些领导、送到哪些单位，都有明确规定，打破发放常规的要特意注明。它不是发向全社会的，如要在报纸、电台发表，具备公开发表的意义而又无需保密才行。总之，日用公文不是新闻，即使在政务公开的情况下，也必定有一些不宜或不必在社会上公之于众的。

3.参考性和引导性 日用公文，虽然也是办理公务的广义公文，但它与“正式公文”存在不同。首先就是它没有通用公文那种法定的权威性、强制执行作用。如，介绍经验的简报或总结，只是供有关部门参考，得到启发;领导机关可以用来引导工作向哪里发展。但是没有非要人家照办不可的效能，不能在检查工作时说：我们发了简报，你们为什么不照办!日用公文只具有对其他单位的引导性，不能要求甲省按乙省的规划行事;而对机关内部只有行政约束力，违背了“服务公约”、“图书借阅办法”等，跟犯法不同。当然，在实施范围是不容违背、破坏或执行不力的，要受行政批评、处分，但不一定构成法律犯罪，后果构成犯罪，那是超出规章、计划之外的责任事故了。当然，也与违法渎职不同。如，未办好财务手续就取款办事或超规定用车，违背了本单位财务制度或用车章程，可以批评、处罚，但与违法犯罪不同。又如，简报和总结中反映了谁受了批评和表扬，不等于正式的通报批评或通报表扬，涉及者不必在填表时填上受到过通报批评或通报表扬，而“通报”后与此不同。

4.规范性与灵活性 日用公文在机关应用文章中是最为灵活的一种，当然，它也有大体的规范，写什么不像什么是不行的。但它的活动余地最大，最易发挥创造力，而不必死守固定格式，也可不用公文术语或专门术语。它最忌“匠气”，写出来的千篇一律，像工匠做的器皿、茶杯一样。像简报，经常出甚至天天出，不宜一个模子，不宜穿一样靴、戴一种帽;调查报告，天南地北、三百六十行，所遇情况千差万别，也不可按谱填词，像有些单位那样都写成“十四件大事”的模仿之作;而应从实际出发，在格式写法、繁简详略、结构安排、开头结尾、语言口号等方面多一些变化，写得活泼生动，能读得下去听得进去。

(三)日用公文写作的重要意义

社会上和机关里少数人不重视日用公文书写作，是由于偏见和缺乏知识引起的误解。日用公文在机关应用文章担负的治理国家、管理社会、推动改革的重要任务中，具有基础性的无可替代的作用。它被称为机关工作中“基础性文书”，可从以下三个方面理解：

1.机关基础工作的重要方面

机关的基础工作是办事，贯彻决策、处理事务解决问题，在各机关之间和机关内部联系、沟通、协商、调剂。在完成机关基础工作中，使用的重要工具就是各种日用公文;没有它就难以工作。如果写得“少、快、好”，办事效率就高，就有助于完成好工作;如果马马虎虎，拖拖拉拉，用来扯皮，就会影响工作效率，造成损失;至于用来打埋伏、欺上瞒下，就是不正之风，要受到惩处。所以要做好工作，必须写好事务文书。

2.机关决策基础的组成部分

决策是机关的重要职能和工作，但决策正确与否、切实可行否，决定于决策的基础。这当中，日用公文是提供信息、情况的重要桥梁，还可以作为决策反馈或作为“准决策”(如正式批准前的计划)，听取意见而据以调整决策。只有在调查报告、简报、快报等提供的信息、反馈的基础上，在作为决策步骤的计划、总结等广泛吸取专家、群众意见和经验教训的基础上，才能作出或不断调整好科学决策。当然，决策基础是多方面的，日常事务文书是不可缺少的组成部分。

3.机关写作基础的提高阶梯

各机关在机关应用文章的写作水平上相差很大，总的说是不适应改革、发展的局面。不仅无用之文成山成灾，而且因文书写作不严格、经济合同不周严而引起的诉讼也时有所闻。据在一个专区的调查，县乡两级文书写作，合格的只占1/3，根本不合格的占将近1/2。要写好机关应用文章，除了随社会发展而在形式规范上改革之外，提高文秘写作水平也十分重要。它要有一般的语文基础与知识，更需要写作的实践和历练。刚到机关工作，最先和最多写的就是简报、调查报告之类，只有写好这些，才能写好正式公文和见报文章，它是入门和深造的阶梯。严肃认真地揣摩、写好它，不仅有助提高写作能力，而且可以帮助积累知识、材料、经验，对全面提高工作能力、领导能力、改进机关作风，意义都是很大的。

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