收文和发文如何归档文件-收文和发文如何归档

收文是指收到上级或同级机关单位发来的文件、通知等；发文是指将公文信息传递给上级或同级机关单位。不管是收文还是发文，都应当依照一定的规定进行归档处理。

对收文的归档，一般需要在收到文件后立即进行整理和分类，然后依照规定的格式和要求将其放入指定的档案盒中，并做好详细的登记和保管工作。在具体操作过程当中，可以根据文件的重要性、紧急程度等因素，决定是不是需要立卷保存，和保存的时间期限。

对发文的归档，一样需要在发出文件后立即进行整理和分类，然后依照规定的格式和要求将其放入指定的档案盒中，并做好详细的登记和保管工作。在具体操作过程当中，可以根据文件的重要性和紧急程度等因素，决定是不是需要立卷保存，和保存的时间期限。

收文和发文的归档是一项重要的工作，需要严格依照规定的流程和标准进行操作，确保文件的安全性和完全性。同时，还需要定期对档案进行检查和清算，保证其能够及时有效地提供所需的资料和服务。

公文归档是发文机关还是收文机关

收文机关。公文归档是收文机关应当处理的工作，收文机关应将整理好的文件案卷交给档案室保存，归档的材料要系统、完整，要保持文件材料的历史联系。移交档案室时，要履行清点核对手续，编制移交目录至少要一式两份，一份留文书部门，另一份给档案室。移交后，双方要按有关规定签字。

文书档案整理归档流程与方法步骤如下：

材料准备：文书档案。

1、收集

文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

2、分年度

按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

3、确定归档范围

（1）文件材料归档范围。

（2）不归档的文件材料的范围。

4、分类（归档方法）

第一种方法：直接分保管期限。这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号。

第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度—组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用，如区委办、政府办等单位。

5、立卷（整理成件）

在立卷归档工作中应注意问题：

（1）本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。

（2）立卷归档中，不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料，还要注意其它载体的文件材料，如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。

（3）要保证文件材料的齐全完整。

6、分保管期限

按照国家新的规定，2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期（分30、10年）两种。

7、文件排列

应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。

8、装订

发文装订顺序：正文—领导签发单—底稿；来文装订顺序：来文—单位处理签。

9、编号

归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号六项，其中年度、室编件号、期限为必备项。（同年度和期限的连续编号，换盒时也要连着编；不同年度和期限的另外编号。）

10、数页码

可以用铅笔标记在首页的右下角，编目时直接录入每件的总页码。

11、装盒

归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写盒面及盒脊有关内容。（盒面填写单位名称，盒脊填写年度、期限、起止件号等。）

12、编目

归档文件应依顺序编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。（归档文件目录录入GD2000档案软件自动生成，无软件的单位要手工逐件编制。）

13、放置备考表

每盒归档文件都应放置一份备考表。备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，并放置盒底。

14、上架

将整理完毕的档案按一定顺序排列上架进柜。